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科学网本科生时间管理(59):碎片化应对之关键词制度及蔡加尼克效应

华北电力大学(北京)


一、引子


日常办公过程中,如果事务繁多且与外界交往频繁,无论是在电子邮箱还是微信中均会产生海量的信息。如何对这些信息进行必要的应对、处理及整理是提高办公和学习效率的首要问题之一。在碎片化的时代背景之下,信息的碎片化特征让单纯地只依靠记忆进行信息处理显得黯然失色,而传统的笔记式的逐条整理费时费力,也必然难以长期坚持。本期,介绍一个笔者根据多年的工作经验总结出来的关键词制度,相信对提升办公效率有一定的助力

另外,心理学上有一个被称为“蔡加尼克效应的心理学现象,其由蔡加尼克在1927年发现。该现象指出我们对未完成工作的记忆远优于对于已完成工作的记忆。该效应解释了为什么很多白天很忙碌的社会精英部分情况下会在晚上容易失眠,一部分原因是白天未完成的工作留下了深刻的记忆痕迹。关键词制度一定程度上可以帮助我们维护好内心的秩序,避免各类琐碎事务的打扰。


二、核心要点


碎片化时代最大的特征是信息的分散性。比如,同一件事情,学生和老师之间可能进行了数十次的邮件、微信等等的讨论,中间形成了若干个版本,并不断地修改完善方才最终定稿。在这个过程中,各类信息是以一种非常零碎的方式呈现的。当未来的某一天,我们有所需求希望重新通过邮件寻找当时讨论所形成的重要版本之时,可能会出现一定的困难。电子邮箱给我们提供了非常强大的搜索功能,可以按照主题、词语、发件方、附件等等非常个性化的方式进行检索。尽管如此,搜索的结果也通常含有着大量仍需进一步提取的信息,效果有限。日常办公尚如此,如果去管理一个二十人规模的团队,信息的管理和处理难度自然更为加大。

关键词制度是一种非常简便的方法,其通过在预先定义一系列关键词实现对信息的自然的分类,方便后续筛选。为了方便理解,举一个笔者使用关键词制度给学生发送的邮件名称作为例子。

邮件标题:【科学问题】【自然频率探析】研究计划:阻尼和自然频率表达式探析【项目立项】

其中,【科学问题】是笔者每周都要关注的关键词,通过不断地阅读文献,与学生讨论,一些科研上的想法便日益完善。【自然频率探析】是该学生相关科学问题的关键词,我们可以将其理解为一个二级关键词。当事务较多之时,我们可以通过进一步细分关键词梳理文档秩序。【项目立项】是一个阶段性关键词,该关键词主要是为了标记任务的状态。诸如此类的关键词还有【阶段性进展】、【版本V1】、【任务收尾】等等。

关键词制度的执行要点如下

1.   根据个人的事务类型,预先定义若干关键词。所定义的关键词应基本上涵盖全年的重要事宜及每周都会处理的日常事宜。笔者日常的关键词包括以下几种,科学问题、团队管理、每周事宜、财务报销、图书阅读、文献阅读。

2.   日常办公中,对于相关事宜务必严格使用关键词进行处理。比如一些重要的信息的发送和记录,务必使用关键词进行,方便后续的检索和阅览。通过关键词,我们便可以将一些重要的信息串联起来,而对于未使用关键词的信息自然而然地便会在后期检索过程中被过滤掉。

3.   定期总结相关关键词下的工作进展及重要文档。将若干碎片化的信息进行简单的整理,并将重要的版本保存后,便可以将其存储在相应的关键词之下。如果有多个版本,还可以标记一个版本号不停地进行更新即可。

通过上述秩序的建立,我们的文档在不经意之间便会变得井然有序起来。当我们需要对其进行检索之时,只要使用前期已经定义的关键词便可以很快找到相关文档。类比语言中的语法,关键词的作用便是定义了大量碎片化文档的秩序

关键词制度的优势主要体现在以下几个方面。

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